Dubbel bokföring är den grundläggande metod som används i modern bokföring. Varje affärshändelse bokförs på minst två konton, så att det sammanlagda beloppet i debet alltid är lika stort som det sammanlagda beloppet i kredit. På så sätt hålls bokföringen i balans.
Om ett företag köper kontorsmaterial för 1 000 kronor och betalar från bankkontot kan kostnadskontot debiteras med 1 000 kronor och bankkontot krediteras med 1 000 kronor. Om moms finns med i köpet används ytterligare ett konto, men summan av debet och kredit ska fortfarande vara lika stor. Metoden visar både vad som har hänt och hur företagets ekonomiska ställning har förändrats.
Dubbel bokföring gör det möjligt att bygga resultat- och balansrapporter och ger också en matematisk kontroll av registreringen. Däremot garanterar den inte att bokföringen är korrekt i sak. En transaktion kan vara bokförd på fel konto även om debet och kredit balanserar. Därför behövs även underlag, kontoavstämningar och andra kontroller.
Praktisk tillämpning
Beräkningen ska kunna följas från verifikation, kalkyl och kassaflöde till bokföring och rapport. Differenskonton måste stämmas av och rensas, medan dimensionsredovisning ska använda konsekventa kostnadsställen, projekt eller andra dimensioner. Direkt kostnad och divisionskalkyl kräver tydlig avgränsning av volym och kostnadsbas. Direkt metod i kassaflödesanalysen bygger på faktiska in- och utbetalningar. Direktavdrag och dubbel bokföring ska hanteras enligt gällande skatte- och bokföringsregler. DCF, diskonteringsfaktor och diskonteringsränta kräver dokumenterade kassaflöden och riskantaganden. Spara underlag, gör känslighetsanalys och utred avvikelser innan rapporteringen låses. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras, rättas och kontrolleras på nytt efter åtgärd.
