En efterbokning görs när något behöver registreras efter att den ordinarie bokföringen för perioden redan har sammanställts. Den ska fortfarande vara spårbar och dokumenterad så att det går att se när och varför ändringen gjordes.
I ett ekonomisystem blir efterbokning en del av den kedja som går från affärshändelse till färdig rapport. Om någon länk i kedjan är otydlig blir avstämning och felsökning svårare, även när totalsumman ser korrekt ut.
Ett praktiskt arbetssätt är att dokumentera avvikelser direkt när de upptäcks. Då slipper företaget försöka återskapa bakgrunden långt senare, exempelvis vid bokslut eller kontroll.
När efterbokning kontrolleras bör det gå att följa posten i båda riktningar: från rapporten tillbaka till underlaget och från underlaget fram till det bokförda saldot.
För efterbokning är en praktisk kontroll att bokföringen och underlaget berättar samma sak. Om uppgiften rättas i efterhand bör även rättelsen vara spårbar, så att den ursprungliga registreringen inte försvinner utan förklaring.
Praktisk användning
En digital faktura eller bokföringspost behöver innehålla rätt parter, datum, belopp, momsuppgifter och referenser. Kontrollera att informationen förs oförändrad mellan beställning, leverans, faktura, attest och bokföring. Behörigheter bör hindra samma person från att ensam skapa leverantör, ändra betalningsuppgifter och godkänna betalning. Vid periodavslut ska intäkter och kostnader hänföras till rätt period även om fakturan saknas. Spara beräkningen och vänd posten när fakturan bokförs. Elektroniska underlag ska förbli läsbara och åtkomliga. Kontrollera dubbletter och ändrade bankkonton före betalning. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Ange kontrollpunkter, ansvariga och datum i en rutin som hålls aktuell. Rutinen ska beskriva hur avvikelser rapporteras, rättas och kontrolleras på nytt efter åtgärd. Resultatet ska kommuniceras tydligt till berörda beslutsfattare och användare.
