Elektronisk leverantörsfaktura är en leverantörsfaktura som tas emot och behandlas digitalt i strukturerat eller elektroniskt format. Fakturan tas emot digitalt i ett strukturerat eller elektroniskt format och kan ofta läsas in direkt i ekonomisystemet. Det minskar manuell registrering och kan göra attest, kontering och arkivering enklare.
Elektronisk leverantörsfaktura är ett begrepp som behöver förstås i sitt ekonomiska sammanhang. Samma affär kan påverka resultat, balans och betalningar vid olika tidpunkter, vilket gör att bokföringen inte alltid följer bankkontot exakt.
Det praktiska arbetet blir därför säkrare när beloppet kan kopplas till ett tydligt underlag och en bestämd period. Då går det också lättare att upptäcka när något har hamnat på fel konto eller fel datum.
För elektronisk leverantörsfaktura är ett bra kontrollspår ofta viktigare än en komplicerad förklaring. Det ska gå att se vilket belopp som avses, vilken period det hör till och vilket underlag som stöder behandlingen.
När elektronisk leverantörsfaktura jämförs mellan perioder bör samma beräkningssätt användas så långt det är möjligt. Annars kan en redovisningsteknisk förändring misstolkas som en ekonomisk förändring.
Praktisk användning
En digital faktura eller bokföringspost behöver innehålla rätt parter, datum, belopp, momsuppgifter och referenser. Kontrollera att informationen förs oförändrad mellan beställning, leverans, faktura, attest och bokföring. Behörigheter bör hindra samma person från att ensam skapa leverantör, ändra betalningsuppgifter och godkänna betalning. Vid periodavslut ska intäkter och kostnader hänföras till rätt period även om fakturan saknas. Spara beräkningen och vänd posten när fakturan bokförs. Elektroniska underlag ska förbli läsbara och åtkomliga. Kontrollera dubbletter och ändrade bankkonton före betalning. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Ange kontrollpunkter, ansvariga och datum i en rutin som hålls aktuell. Rutinen ska beskriva hur avvikelser rapporteras, rättas och kontrolleras på nytt efter åtgärd. Resultatet ska kommuniceras tydligt till berörda beslutsfattare och användare.
