Fakturerat men ej upparbetat är belopp som kunden har fakturerats innan motsvarande arbete har tjänats in redovisningsmässigt. Posten uppstår när kunden har fakturerats i förväg för arbete som ännu inte har utförts. Den del som inte är upparbetad ska därför inte behandlas som intäkt för perioden utan hanteras som en skuld eller periodisering enligt reglerna.
Vid periodavslut används fakturerat men ej upparbetat för att få resultat och balans att spegla rätt tidsperiod. Det är särskilt viktigt kring månadsskiften och årsskiften, då en enda faktura kan avse arbete eller kostnader från en annan period.
När samma princip används konsekvent från period till period blir rapporterna lättare att jämföra. Det minskar också risken för att resultatet tillfälligt blir för högt eller för lågt på grund av timing.
När fakturerat men ej upparbetat finns kvar efter periodskiftet bör posten följas upp. På så sätt kan företaget kontrollera att den löses upp när den verkliga intäkten, kostnaden eller betalningen senare registreras.
Praktisk användning
Fakturaflödet ska kunna följas från avtal och leverans till faktura, betalning och bokföring. Kontrollera parter, fakturadatum, förfallodag, belopp, moms, referens och bankuppgifter. Fakturabelåning eller factoring kräver att det är tydligt vem som äger fordran, bär kreditrisken och tar emot betalningen. Vid projekt måste fakturering jämföras med faktiskt upparbetat arbete och avtalets villkor. Behörigheter bör hindra samma person från att skapa leverantör, ändra konto och godkänna betalning. Spara attest, leveransbevis, kreditnotor och avstämningar. Bedömningen ska följas upp regelbundet. Dokumentera viktiga antaganden, ansvarig person, beslutsdatum och när nästa kontroll ska göras. Jämför beräknat utfall med verkligt resultat och förklara avvikelser. Underlag ska vara begripligt för en annan granskare och bevaras tillsammans med relevanta källor. Om fakta, regler eller avtalsvillkor ändras behöver texten och beräkningen uppdateras. En enkel kontrollista minskar risken för att viktiga steg, tidsfrister eller beroenden missas. Resultatet ska kommuniceras tydligt till alla berörda beslutsfattare och användare.
