Faktureringsmetoden innebär att kund- och leverantörsfakturor bokförs när de skickas eller tas emot och sedan bokförs igen när betalning sker. Metoden ger en löpande bild av fordringar och skulder. Med faktureringsmetoden bokförs kund- och leverantörsfakturor när de skickas eller tas emot, inte först när de betalas. Betalningen bokförs sedan separat mot kundfordran eller leverantörsskuld.
När faktureringsmetoden används i bokföringen behöver det finnas ett tydligt samband mellan registreringen och det underlag som ligger bakom. Det gör att en annan person kan förstå vad som har hänt utan att känna till affären sedan tidigare.
Kontroll handlar därför inte bara om att summan är rätt. Datum, konto, motpart och förklaring behöver också vara rimliga, och eventuella rättelser ska kunna följas i efterhand.
För faktureringsmetoden är en praktisk kontroll att bokföringen och underlaget berättar samma sak. Om uppgiften rättas i efterhand bör även rättelsen vara spårbar, så att den ursprungliga registreringen inte försvinner utan förklaring.
Praktisk användning
Fakturaflödet ska kunna följas från avtal och leverans till faktura, betalning och bokföring. Kontrollera parter, fakturadatum, förfallodag, belopp, moms, referens och bankuppgifter. Fakturabelåning eller factoring kräver att det är tydligt vem som äger fordran, bär kreditrisken och tar emot betalningen. Vid projekt måste fakturering jämföras med faktiskt upparbetat arbete och avtalets villkor. Behörigheter bör hindra samma person från att skapa leverantör, ändra konto och godkänna betalning. Spara attest, leveransbevis, kreditnotor och avstämningar. Bedömningen ska följas upp regelbundet. Dokumentera viktiga antaganden, ansvarig person, beslutsdatum och när nästa kontroll ska göras. Jämför beräknat utfall med verkligt resultat och förklara avvikelser. Underlag ska vara begripligt för en annan granskare och bevaras tillsammans med relevanta källor. Om fakta, regler eller avtalsvillkor ändras behöver texten och beräkningen uppdateras. En enkel kontrollista minskar risken för att viktiga steg, tidsfrister eller beroenden missas. Resultatet ska kommuniceras tydligt till alla berörda beslutsfattare och användare.
