Förskott från kund är pengar som företaget har fått innan den vara eller tjänst som betalningen avser har levererats eller utförts. När en kund betalar innan företaget har levererat varan eller tjänsten har företaget normalt ännu inte tjänat in hela intäkten. Beloppet redovisas därför som en skuld tills leveransen eller arbetet genomförts.
För förskott från kund är periodens gräns viktig. Bokslutet ska visa den ekonomiska verkligheten för just den månad eller det år som rapporten avser, även när faktura och betalning hamnar på andra datum.
Därför behöver posten kunna stämmas av mot ett underlag och mot efterföljande händelser. En bra specifikation visar både hur beloppet beräknats och när det väntas lösas upp eller regleras.
För förskott från kund är dokumentationen särskilt viktig när beloppet bygger på en uppskattning. Nästa period ska det gå att se vad som ska återföras, regleras eller jämföras med den faktiska fakturan.
När förskott från kund finns kvar efter periodskiftet bör posten följas upp. På så sätt kan företaget kontrollera att den löses upp när den verkliga intäkten, kostnaden eller betalningen senare registreras.
Praktisk användning
Redovisningen eller skatteberäkningen ska bygga på ett tydligt underlag och en metod som används konsekvent. Ange period, berörda konton, fördelningsgrund och vem som har granskat beräkningen. Förbättringsutgifter behöver skiljas från löpande reparation, kundförskott från intäkt och förlustavdrag från redovisad förlust. Vid moms ska verksamhetens användning och avdragsrätt dokumenteras. Ett förenklat årsbokslut följer särskilda regler men kräver fortfarande ordnad bokföring och verifikationer. Stäm av belopp mot deklarationer, avtal och betalningar innan perioden låses. Bedömningen ska följas upp regelbundet. Dokumentera antaganden, ansvarig person, beslutsdatum och nästa kontroll. Jämför beräknat utfall med verkligt resultat och förklara avvikelser. Underlag ska vara begripligt för en annan granskare och bevaras tillsammans med relevanta källor. Om regler, avtalsvillkor eller fakta ändras måste text och beräkning uppdateras. En kontrollista minskar risken för missade tidsfrister, felaktiga belopp och beslut på inaktuellt underlag. Ange även vilka osäkerheter som återstår och hur de ska hanteras. Nästa uppföljning bör planeras utifrån risk, värde och förändringstakt.
