Förskott till anställd innebär att företaget betalar ut pengar innan den slutliga kostnaden eller ersättningen är känd. Det kan till exempel handla om reseförskott, förskott för inköp eller i vissa fall förskott på lön. Fram till dess att beloppet har reglerats har företaget normalt en fordran på den anställde.
Om en anställd får 5 000 kronor inför en tjänsteresa ska beloppet inte automatiskt behandlas som resekostnad. Efter resan lämnar den anställde kvitton och en reseräkning. Om de godkända kostnaderna är 4 200 kronor ska resterande 800 kronor betalas tillbaka eller regleras på annat sätt. Först då är avräkningen klar.
Förskott bör följas upp på personnivå och stämmas av regelbundet. Gamla saldon kan annars bli svåra att förklara och i vissa fall få skattemässiga konsekvenser. Det är också viktigt att skilja ett kostnadsförskott från lön eller annan ersättning, eftersom reglerna för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter kan bli olika beroende på vad utbetalningen faktiskt avser.
Praktisk användning
Bokföringen ska visa vad betalningen eller posten avser, vilken period den tillhör och när leverans eller prestation sker. Förskott till anställd eller leverantör är normalt en fordran tills det redovisas mot kvitto eller leverans. Förutbetalda kostnader periodiseras, medan förutbetald intäkt blir intäkt när prestationen utförs. Kontrollera avtal, faktura, betalningsdatum, moms och motpart. Förvaltningsberättelse, funktionell valuta och garantiavsättning kräver dokumenterade bedömningar som används konsekvent. Stäm av balanskonton och följ upp öppna poster före varje bokslut. Bedömningen ska följas upp regelbundet. Dokumentera antaganden, ansvarig person, beslutsdatum och nästa kontroll. Jämför beräknat utfall med verkligt resultat och förklara avvikelser. Underlag ska vara begripligt för en annan granskare och bevaras tillsammans med relevanta källor. Om regler, avtalsvillkor eller fakta ändras måste text och beräkning uppdateras. En kontrollista minskar risken för missade tidsfrister, felaktiga belopp och beslut på inaktuellt underlag. Ange kvarstående osäkerheter och hur de ska hanteras. Nästa uppföljning bör planeras utifrån risk, värde och förändringstakt.
