Förvaltningsberättelsen är en del av årsredovisningen och kompletterar de finansiella rapporterna med beskrivande information. Där kan bland annat verksamhetens utveckling, viktiga händelser och förslag till resultatdisposition framgå.
I praktiken används förvaltningsberättelse som en del av företagets ekonomiska uppföljning. För att uppgiften ska vara användbar behöver den vara konsekvent beräknad och dokumenterad på samma sätt från period till period.
När beloppet senare granskas ska det gå att förstå både vad det avser och hur det har räknats fram. Den spårbarheten är viktig även för poster som från början verkar enkla.
När förvaltningsberättelse jämförs mellan perioder bör samma beräkningssätt användas så långt det är möjligt. Annars kan en redovisningsteknisk förändring misstolkas som en ekonomisk förändring.
För förvaltningsberättelse är ett bra kontrollspår ofta viktigare än en komplicerad förklaring. Det ska gå att se vilket belopp som avses, vilken period det hör till och vilket underlag som stöder behandlingen.
Vid en sista kontroll av förvaltningsberättelse bör företaget kunna förklara både vad posten betyder och hur den har behandlats i bokföringen. För förvaltningsberättelse gör ett tydligt underlag det enklare att upptäcka avvikelser och att följa posten i en senare period.
Praktisk användning
Bokföringen ska visa vad betalningen eller posten avser, vilken period den tillhör och när leverans eller prestation sker. Förskott till anställd eller leverantör är normalt en fordran tills det redovisas mot kvitto eller leverans. Förutbetalda kostnader periodiseras, medan förutbetald intäkt blir intäkt när prestationen utförs. Kontrollera avtal, faktura, betalningsdatum, moms och motpart. Förvaltningsberättelse, funktionell valuta och garantiavsättning kräver dokumenterade bedömningar som används konsekvent. Stäm av balanskonton och följ upp öppna poster före varje bokslut. Bedömningen ska följas upp regelbundet. Dokumentera antaganden, ansvarig person, beslutsdatum och nästa kontroll. Jämför beräknat utfall med verkligt resultat och förklara avvikelser. Underlag ska vara begripligt för en annan granskare och bevaras tillsammans med relevanta källor. Om regler, avtalsvillkor eller fakta ändras måste text och beräkning uppdateras. En kontrollista minskar risken för missade tidsfrister, felaktiga belopp och beslut på inaktuellt underlag. Ange kvarstående osäkerheter och hur de ska hanteras. Nästa uppföljning bör planeras utifrån risk, värde och förändringstakt.
