En inventarie är en fysisk tillgång som används i företagets verksamhet, till exempel en dator, maskin, möbel, telefon eller annan utrustning. Inventarier köps normalt för att användas i verksamheten och inte för att säljas vidare. Därför kan de redovisas som anläggningstillgångar om de ska användas under en längre tid.
Om en inventarie har ett större värde och en längre ekonomisk livslängd bokförs den ofta som en tillgång och kostnaden fördelas över flera år genom avskrivningar. Mindre inköp eller tillgångar med kort användningstid kan i vissa fall kostnadsföras direkt, beroende på vilka redovisnings- och skatteregler som gäller. Ett företag som köper en produktionsmaskin för 200 000 kronor behandlar den därför normalt annorlunda än ett enkelt tangentbord.
Företaget bör kunna visa vilka större inventarier som finns kvar, när de köptes och vilket bokfört värde de har. När en inventarie säljs, skrotas eller försvinner behöver den tas bort ur anläggningsregistret och bokföringen. Skillnaden mellan försäljningspris och bokfört värde kan då påverka resultatet.
Praktisk användning
Koppla begreppet till ett konkret mål, tydliga indata och ett mätbart utfall. Ange kundgrupp, volym, pris, kostnader, kapacitet och vilka antaganden som används. Testa flera scenarier och följ upp prognos mot verkligt resultat. Ta med administration, finansiering, skatt, returer och andra kostnader som lätt förbises. Dokumentera ansvarig person, beslutsdatum och när nästa kontroll ska göras. Avvikelser ska förklaras och leda till en uppdaterad kalkyl eller arbetsrutin. Underlaget ska vara begripligt för en annan granskare och sparas tillsammans med relevanta källor. Regler, villkor och marknadsdata kan ändras, så informationen behöver kontrolleras regelbundet. En enkel kontrollista minskar risken för felaktiga belopp, missade tidsfrister och beslut på inaktuella uppgifter. Ange kvarstående osäkerheter och hur de ska hanteras. Resultatet bör kommuniceras tydligt till berörda beslutsfattare och användare. Kontrollera dessutom att definitioner, datum och belopp stämmer överens mellan alla dokument. Planera nästa granskning utifrån risk, ekonomiskt värde och hur snabbt förutsättningarna förändras.
