Ett kontrollkonto är ett konto i huvudboken som används för att kontrollera en mer detaljerad sidoordnad redovisning, exempelvis kundreskontra eller leverantörsreskontra. Huvudboken visar totalsaldot medan reskontran visar vilka enskilda kunder eller leverantörer som beloppen hör till.
Kontot för kundfordringar är ett vanligt exempel. Om kundreskontran innehåller tio obetalda fakturor på sammanlagt 85 000 kronor ska kontrollkontot för kundfordringar normalt också visa 85 000 kronor. Om huvudboken visar 82 000 kronor finns en differens som måste undersökas. Den kan bero på en manuell bokning direkt på kontot, en felaktig registrering eller en betalning som bara har bokförts i ett av systemen.
Kontrollkonton gör det möjligt att upptäcka sådana fel utan att behöva granska varje transaktion från början. För att funktionen ska fungera bör man undvika direkta bokningar på kontrollkontot om systemets normala flöde bygger på reskontran. Regelbunden avstämning mellan huvudbok och sidoordnad redovisning är en viktig del av företagets interna kontroll.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
