En korrigeringsverifikation är det underlag som används när en tidigare bokföring behöver rättas. Den ska göra det möjligt att förstå vilken post som var fel, vad som har ändrats och varför rättelsen gjordes. Den ursprungliga bokföringsinformationen ska normalt fortfarande kunna följas i efterhand.
Om en kostnad på 5 000 kronor av misstag bokförts som kontorsmaterial men egentligen avser reparation kan rättelsen göras med en korrigeringsverifikation. Det felaktiga kontot minskas och rätt konto belastas. Verifikationen bör hänvisa till den ursprungliga posten och innehålla en tydlig förklaring, exempelvis att kostnaden klassificerats om efter kontroll av fakturan.
I moderna ekonomisystem skapas ofta en särskild ändrings- eller korrigeringspost i stället för att den gamla verifikationen skrivs över. Det är viktigt för spårbarheten. Bokföringen ska inte se ut som om felet aldrig har funnits, utan det ska gå att följa händelseförloppet. En korrigeringsverifikation används både för rena beloppsfel och för ombokningar mellan konton när den ursprungliga bokningen behöver rättas.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
