Löneavstämning är kontrollen av att löner, skatteavdrag, arbetsgivaravgifter och utbetalningar stämmer mellan lönesystem och bokföring. Vid löneavstämning kontrolleras att lönejournal, bokföring, skatteavdrag, arbetsgivaravgifter och utbetalningar stämmer med varandra. Avstämningen minskar risken för fel i både bokföring och arbetsgivardeklaration.
För löneavstämning är det viktigt att skilja på företagets kostnad och det belopp som faktiskt betalas ut till den anställde. Skatteavdrag och andra lönerelaterade belopp kan ligga kvar som skulder tills de betalas vidare.
Regelbunden avstämning gör att sådana skulder inte byggs upp fel över tid. Särskilt vid bokslut behöver även semester och andra upplupna personalkostnader vara korrekt beräknade.
När löneavstämning påverkar en skuld bör den stämmas av efter nästa betalning eller deklaration. Ett kvarstående gammalt belopp kan annars tyda på att något blivit fel i en tidigare lönekörning.
För löneavstämning bör saldon och beräkningar följas från lönekörningen fram till betalningen. Det gäller särskilt skatter och avgifter som först bokas som skuld och betalas vid ett senare datum.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
