Ombokning innebär att ett redan bokfört belopp flyttas från ett konto, kostnadsställe eller annan redovisningspost till en annan. Den används när själva affärshändelsen och beloppet är rätt men klassificeringen behöver ändras, eller när en tillfällig bokning ska föras till sin slutliga plats.
Om en faktura på 8 000 kronor först bokförts som kontorsmaterial men senare visar sig avse reparation av en maskin kan beloppet bokas om från det ena kostnadskontot till det andra. Bankbetalningen eller leverantörsskulden behöver då inte ändras. Ombokningen påverkar bara var kostnaden visas i redovisningen.
En ombokning ska göras så att det går att följa vad som ändrats och varför. Den ska inte användas för att dölja den ursprungliga bokningen. I praktiken görs den ofta med en ny verifikation som hänvisar till den tidigare posten. Ombokningar är vanliga vid månadsbokslut och årsbokslut, när preliminära eller felklassificerade poster behöver placeras på rätt konto innan rapporterna färdigställs.
Det är också vanligt att omboka belopp mellan kostnadsställen eller projekt när kostnaden ligger på rätt konto men har hamnat på fel del av organisationen.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
