Rättelse av bokföringspost innebär att ett fel i bokföringen korrigeras på ett sätt som bevarar spårbarheten. Man ska kunna se både den ursprungliga registreringen och vad som senare har ändrats. Det är särskilt viktigt eftersom bokföringen i efterhand ska kunna följas och kontrolleras.
Om en faktura bokförts med 10 000 kronor i stället för 1 000 kronor behöver felet rättas. I ett digitalt ekonomisystem görs detta normalt genom en korrigeringspost eller en ny verifikation som neutraliserar det felaktiga beloppet och bokför det rätta. Det bör också framgå vilken ursprunglig verifikation rättelsen gäller och varför den gjordes.
Att bara radera en bokförd post utan spår kan göra redovisningen svår att kontrollera och kan strida mot kraven på spårbarhet. Hur rättelsen tekniskt görs beror på system och situation, men principen är densamma: felet ska korrigeras utan att historiken försvinner. Rättelser kan gälla belopp, konto, datum, moms eller andra uppgifter som blivit fel i den ursprungliga bokföringen.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
