Reparation och underhåll är utgifter för att bevara eller återställa en tillgång och redovisas ofta som kostnad när de uppstår. Utgifter för reparation och underhåll syftar normalt till att återställa eller bevara en tillgångs befintliga funktion och kostnadsförs ofta löpande. Större förbättringar som höjer standard eller kapacitet kan i stället behöva aktiveras.
När reparation och underhåll rör en anläggningstillgång är syftet ofta att fördela eller värdera belopp över flera år. Det skiljer sig från en vanlig löpande kostnad, som normalt påverkar resultatet direkt när den hör till perioden.
Fel behandling kan påverka flera framtida års resultat, inte bara den period då felet uppstår. Därför är klassificering och dokumenterad bedömning särskilt viktiga för större tillgångar.
När reparation och underhåll påverkar flera räkenskapsår blir konsekvens viktig. Samma tillgång bör inte värderas efter olika principer från år till år utan en saklig och dokumenterad anledning.
För reparation och underhåll bör företaget spara den beräkning eller bedömning som ligger bakom värdet. Det gör det möjligt att senare förstå varför tillgången redovisades på ett visst sätt och när behandlingen behöver ändras.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
