Reservfonden är en post inom bundet eget kapital i vissa aktiebolag. Den kan ha uppkommit genom äldre regler eller särskilda transaktioner och är inte fritt utdelningsbar.
I balansräkningen visar reservfond en del av företagets eget kapital. Sådana poster kan ha olika grad av bundenhet, vilket betyder att de inte alltid får användas för utdelning eller andra värdeöverföringar på samma sätt.
Kontrollen handlar därför mer om rätt klassificering och dokumenterade beslut än om en framtida betalning. Förändringar bör kunna kopplas till resultatdisposition, ägartransaktioner eller andra tillåtna omföringar.
När reservfond ingår i bundet eget kapital behöver man också förstå vilka begränsningar som följer av posten. Ett högt eget kapital betyder alltså inte automatiskt att hela beloppet kan delas ut.
För reservfond bör företaget kunna visa vilket beslut eller vilken redovisningshändelse som förändrat posten under året. Det gör det enklare att skilja ägartransaktioner och omföringar från det resultat som verksamheten själv har skapat.
Praktisk användning och kontroll
För att använda begreppet korrekt behöver bolagets form, ägarförhållanden och aktuella bolagsordning först kontrolleras. Ange vem som fattar beslut, vilket underlag som krävs och vilka tidsfrister som gäller. Kallelser, protokoll och beslutsbilagor ska vara tydliga och sparas så att processen kan följas i efterhand. Kontrollera även om beslutet kräver särskild majoritet, registrering eller information till aktieägare och andra berörda. Om åtgärden påverkar bolagets kapital måste styrelsen bedöma både lagens skyddsregler och bolagets faktiska betalningsförmåga. Använd den senaste lagtexten och Bolagsverkets anvisningar före genomförandet. Vid osäkerhet om ansvar, jäv eller minoritetsskydd bör juridisk rådgivning tas in innan beslutet verkställs.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
