En utbetalning uppstår när pengar faktiskt lämnar företagets kassa eller bankkonto. Begreppet beskriver alltså själva betalningstidpunkten och ska skiljas från utgift och kostnad, som handlar om när ett köp uppstår respektive när det påverkar resultatet.
Om ett företag köper en dator på faktura i januari uppstår utgiften när köpet görs och fakturan tas emot. Om fakturan betalas i februari sker utbetalningen först då. Om datorn ska användas under flera år kan kostnaden dessutom fördelas över tiden genom avskrivningar. Samma affärshändelse kan därför ha olika tidpunkter för utgift, utbetalning och kostnad.
Utbetalningar kan avse mycket annat än kostnader, exempelvis amortering av lån, köp av anläggningstillgångar eller återbetalning av en skuld. Därför går det inte att bedöma företagets resultat genom att bara titta på hur mycket pengar som har betalats ut. Däremot är utbetalningar centrala när man analyserar likviditet och kassaflöde, eftersom de visar när pengar faktiskt lämnar verksamheten.
När ett företag gör en likviditetsbudget är det därför just tidpunkterna för in- och utbetalningar som står i centrum, inte bara redovisade intäkter och kostnader.
Praktisk användning och kontroll
Bedöm måttet eller produkten tillsammans med risk, avgift, valuta, likviditet och tidshorisont. Ange värderingsdatum, källdata och den formel eller metod som används. Prognoser om ränta, tillväxt, kassaflöde och marknadsvärde är osäkra och bör prövas i flera scenarier. För sparprodukter ska villkor, faktablad, skatteregler och möjlig maximal förlust läsas före beslut. För företagsekonomiska kalkyler behöver finansieringskostnad och alternativkostnad ingå. Jämför utfallet med ett relevant jämförelsevärde och förklara avvikelser. Finansinspektionens och Konsumenternas vägledning kan användas för att kontrollera aktuella krav och produktvillkor. Historisk utveckling garanterar inte framtida avkastning, och ett enskilt nyckeltal ger inte hela riskbilden.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
