Utgående balans är saldot på ett balanskonto vid slutet av en redovisningsperiod. Det visar vilket värde som finns kvar på kontot när perioden avslutas. För balanskonton blir den utgående balansen normalt utgångspunkt för nästa periods ingående balans.
Om företagets bankkonto visar 75 000 kronor den 31 december är detta kontots utgående balans för året. När det nya räkenskapsåret börjar ska samma belopp, förutsatt att inget särskilt justeras, finnas som ingående balans. Samma princip gäller för exempelvis kundfordringar, inventarier, lån och leverantörsskulder.
Utgående balans används därför som en viktig kontroll mellan perioder. Om nästa års ingående balans inte stämmer med föregående års utgående balans behöver skillnaden kunna förklaras, till exempel genom en rättelse eller systemöverföring. Resultatkonton fungerar annorlunda: deras saldon avslutas normalt mot årets resultat och börjar om från noll i det nya räkenskapsåret. Begreppet utgående balans används därför framför allt när man följer balansräkningens poster över tid.
Vid månadsavstämning används samma princip i mindre skala: periodens utgående saldo blir nästa periods startpunkt och gör förändringar mellan månader möjliga att följa.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
