En utgift uppstår när ett företag köper en vara eller tjänst och får en skyldighet att betala för den. Utgiften hör till själva anskaffningen och uppstår därför inte nödvändigtvis samtidigt som betalningen eller den redovisade kostnaden.
Om företaget köper en försäkring för 24 000 kronor som gäller ett helt år uppstår utgiften när företaget blir skyldigt att betala försäkringen. Utbetalningen sker när fakturan betalas. Kostnaden kan däremot fördelas över de månader som försäkringen gäller. På samma sätt kan en maskin ge en stor utgift vid köpet men kostnadsföras över flera år genom avskrivningar.
Skillnaden mellan utgift, utbetalning och kostnad är viktig i redovisningen. Utgift beskriver anskaffningen, utbetalning beskriver när pengar lämnar företaget och kostnad beskriver den del av resursförbrukningen som hör till en viss period. I enkla kontantköp kan alla tre inträffa ungefär samtidigt, men vid fakturor, förskottsbetalningar och investeringar kan tidpunkterna skilja sig tydligt åt.
Begreppen hjälper till att förstå periodisering: redovisningen försöker placera kostnaden där resursen förbrukas, även om köp och betalning sker vid andra tidpunkter.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
