Affärshändelser är grunden för bokföringen och ska kunna styrkas med verifikationer. Det kan vara både externa händelser, som ett kundköp, och interna händelser, som en lönekörning eller en bokslutstransaktion.
I ett ekonomisystem blir affärshändelse en del av den kedja som går från affärshändelse till färdig rapport. Om någon länk i kedjan är otydlig blir avstämning och felsökning svårare, även när totalsumman ser korrekt ut.
Ett praktiskt arbetssätt är att dokumentera avvikelser direkt när de upptäcks. Då slipper företaget försöka återskapa bakgrunden långt senare, exempelvis vid bokslut eller kontroll.
När affärshändelse kontrolleras bör det gå att följa posten i båda riktningar: från rapporten tillbaka till underlaget och från underlaget fram till det bokförda saldot.
För affärshändelse är en praktisk kontroll att bokföringen och underlaget berättar samma sak. Om uppgiften rättas i efterhand bör även rättelsen vara spårbar, så att den ursprungliga registreringen inte försvinner utan förklaring.
Vid en sista kontroll av affärshändelse bör företaget kunna förklara både vad posten betyder och hur den har behandlats i bokföringen. För affärshändelse gör ett tydligt underlag det enklare att upptäcka avvikelser och att följa posten i en senare period.
Praktisk tillämpning
Varje affärshändelse ska kunna identifieras genom ett underlag som visar datum, belopp, motpart och vad transaktionen avser. Underlaget ska kopplas till rätt konto, momsbehandling och redovisningsperiod. Bankhändelsen ensam räcker inte alltid; faktura, avtal eller kvitto kan behövas för att förklara den ekonomiska innebörden. Företaget bör ha tydliga attest- och behörighetsrutiner så att samma person inte både skapar och godkänner känsliga betalningar. Rättelser ska vara spårbara och den ursprungliga informationen bevaras. Regelbundna avstämningar mellan bank, reskontra och huvudbok gör att fel upptäcks tidigt. Digital lagring måste uppfylla kraven på läsbarhet, åtkomst och bevarande. Vid ovanliga eller stora transaktioner bör syfte och beslut dokumenteras särskilt noggrant. Bedömningen bör följas upp regelbundet och viktiga antaganden, beslut och förändringar dokumenteras för framtida kontroll. Det ger bättre underlag för jämförelser och gör det lättare att upptäcka fel eller ändrade förutsättningar i tid.
