Den ingående balansen visar vad ett balanskontos saldo är vid början av en period. För ett nytt räkenskapsår motsvarar den normalt föregående års utgående balans.
För ingående balans är periodens gräns viktig. Bokslutet ska visa den ekonomiska verkligheten för just den månad eller det år som rapporten avser, även när faktura och betalning hamnar på andra datum.
Därför behöver posten kunna stämmas av mot ett underlag och mot efterföljande händelser. En bra specifikation visar både hur beloppet beräknats och när det väntas lösas upp eller regleras.
För ingående balans är dokumentationen särskilt viktig när beloppet bygger på en uppskattning. Nästa period ska det gå att se vad som ska återföras, regleras eller jämföras med den faktiska fakturan.
När ingående balans finns kvar efter periodskiftet bör posten följas upp. På så sätt kan företaget kontrollera att den löses upp när den verkliga intäkten, kostnaden eller betalningen senare registreras.
Vid en sista kontroll av ingående balans bör företaget kunna förklara både vad posten betyder och hur den har behandlats i bokföringen. För ingående balans gör ett tydligt underlag det enklare att upptäcka avvikelser och att följa posten i en senare period.
Praktisk användning
Koppla begreppet till ett konkret mål, tydliga indata och ett mätbart utfall. Ange kundgrupp, volym, pris, kostnader, kapacitet och vilka antaganden som används. Testa flera scenarier och följ upp prognos mot verkligt resultat. Ta med administration, finansiering, skatt, returer och andra kostnader som lätt förbises. Dokumentera ansvarig person, beslutsdatum och när nästa kontroll ska göras. Avvikelser ska förklaras och leda till en uppdaterad kalkyl eller arbetsrutin. Underlaget ska vara begripligt för en annan granskare och sparas tillsammans med relevanta källor. Regler, villkor och marknadsdata kan ändras, så informationen behöver kontrolleras regelbundet. En enkel kontrollista minskar risken för felaktiga belopp, missade tidsfrister och beslut på inaktuella uppgifter. Ange kvarstående osäkerheter och hur de ska hanteras. Resultatet bör kommuniceras tydligt till berörda beslutsfattare och användare. Kontrollera dessutom att definitioner, datum och belopp stämmer överens mellan alla dokument. Planera nästa granskning utifrån risk, ekonomiskt värde och hur snabbt förutsättningarna förändras.
