Beslutsförhet innebär att tillräckligt många behöriga personer är närvarande för att ett organ, exempelvis en styrelse, ska få fatta giltiga beslut enligt lag eller interna regler.
Beslutsförhet används inom bolagsrätten och blir relevant när ett företag ska fatta eller genomföra ett formellt beslut. I aktiebolag finns regler om bland annat ägarnas inflytande, styrelsens ansvar, kapitalets skydd och hur vissa förändringar ska dokumenteras eller registreras.
Som exempel kan ett bolag stå inför en förändring av kapitalet, styrelsen eller ägarkretsen. Om beslutsförhet berör situationen behöver företaget kontrollera vem som är behörig att besluta, vilket underlag som krävs och om beslutet ska tas på styrelsemöte, bolagsstämma eller på annat sätt.
Det är viktigt att skilja mellan bolagets pengar och ägarnas privata ekonomi. Formella regler kan kännas omständliga, men de skyddar både bolaget, ägarna och bolagets borgenärer. När ett beslut har särskilda krav på dokumentation eller registrering bör dessa göras i rätt ordning och sparas tillsammans med övriga bolagshandlingar.
Praktisk tillämpning
Behörighet beskriver den yttre ramen för vad en företrädare kan göra, medan befogenhet ofta avser interna instruktioner. Motparter bör kontrollera firmateckning, fullmakt, protokoll och eventuella beloppsgränser innan ett bindande beslut eller avtal accepteras. Begränsat ansvar innebär inte att personligt ansvar aldrig kan uppkomma; särskilda regler kan gälla vid kapitalbrist, garantier eller felaktigt agerande. Styrelse och stämma måste vara beslutsföra och följa bolagsordning och lag. Värdeöverföringar kräver kontroll av beloppsspärr och försiktighetsregel. Dokumentera vem som beslutade, vilket underlag som användes och hur beslutet kommunicerades. Vid större konsekvenser bör juridisk rådgivning tas före genomförandet. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
