En faktura är ett dokument som begär betalning för en vara eller tjänst och innehåller uppgifter om exempelvis säljare, köpare, belopp, moms och betalningsvillkor. Den är också ett viktigt bokföringsunderlag.
Faktura hör till företagets betalnings- och fordringsflöde. Begreppet blir relevant när en vara eller tjänst har levererats, ett krav på betalning uppstår eller ett tidigare betalningskrav behöver ändras eller drivas vidare.
Tänk på ett företag som har levererat en tjänst men inte fått betalt. Om faktura berör situationen behöver företaget kontrollera avtalet, fakturadatum, förfallodag och vad som redan har kommunicerats med kunden. Vid felaktiga belopp kan rättelsen behöva dokumenteras separat.
Det är klokt att hålla den juridiska hanteringen och bokföringen i takt med varandra. En fordran kan finnas juridiskt även om kunden bestrider den, men bokföringen kan samtidigt behöva bedömas utifrån sannolikheten för betalning. Tydliga underlag gör båda bedömningarna enklare.
Om en betalningsfråga blir tvistig bör företaget skilja mellan själva fordran, eventuell ränta eller avgift och de åtgärder som har vidtagits för att få betalt.
Praktisk användning
Fakturaflödet ska kunna följas från avtal och leverans till faktura, betalning och bokföring. Kontrollera parter, fakturadatum, förfallodag, belopp, moms, referens och bankuppgifter. Fakturabelåning eller factoring kräver att det är tydligt vem som äger fordran, bär kreditrisken och tar emot betalningen. Vid projekt måste fakturering jämföras med faktiskt upparbetat arbete och avtalets villkor. Behörigheter bör hindra samma person från att skapa leverantör, ändra konto och godkänna betalning. Spara attest, leveransbevis, kreditnotor och avstämningar. Bedömningen ska följas upp regelbundet. Dokumentera viktiga antaganden, ansvarig person, beslutsdatum och när nästa kontroll ska göras. Jämför beräknat utfall med verkligt resultat och förklara avvikelser. Underlag ska vara begripligt för en annan granskare och bevaras tillsammans med relevanta källor. Om fakta, regler eller avtalsvillkor ändras behöver texten och beräkningen uppdateras. En enkel kontrollista minskar risken för att viktiga steg, tidsfrister eller beroenden missas. Resultatet ska kommuniceras tydligt till alla berörda beslutsfattare och användare.
