Minimileaseavgift är de betalningar som enligt ett leasingavtal minst ska göras under leasingperioden, med vissa redovisningsmässiga justeringar. Begreppet förekommer i redovisning av leasing och avser de betalningar som leasetagaren minst är förpliktad att göra enligt avtalet, med vissa justeringar beroende på regelverket. Det används bland annat vid klassificering och värdering.
Minimileaseavgift hör till ett avtal där företaget använder en tillgång utan att nödvändigtvis köpa den direkt. Redovisningen kan därför innehålla mer än bara den löpande leasingavgiften, beroende på vilken typ av leasing det är.
Det viktigaste underlaget är avtalet. Där framgår betalningar, avtalstid, optioner och andra villkor som behövs för att avgöra vilken redovisningsmodell som ska användas.
När minimileaseavgift förändras genom ett nytt avtal, en förlängning eller en option kan även redovisningen behöva omprövas. Det räcker därför inte alltid att använda samma bokning under hela avtalstiden.
För minimileaseavgift bör avtalet sparas tillsammans med den redovisningsmässiga bedömningen. Då går det att se vilka villkor som låg bakom klassificeringen även om avtalet löper under många år.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
