Bokföring innebär att ett företag löpande registrerar sina affärshändelser och ordnar underlagen så att verksamhetens ekonomiska förlopp kan följas. Affärshändelser är exempelvis försäljning, inköp, löner, lån och betalningar.
Varje post ska bygga på en verifikation med uppgifter som datum, belopp, motpart och vad händelsen avser. Dubbel bokföring innebär att samma belopp registreras på minst två konton, i debet och kredit, så att systemet balanserar.
Om ett företag köper material för 1 000 kronor plus moms på kredit bokförs inköpet, ingående moms och en skuld till leverantören. När fakturan betalas minskar både bankkontot och skulden. Registreringarna gör att händelsen kan följas från underlag till rapport och tillbaka.
Bokföringen ska avslutas med årsredovisning, årsbokslut eller förenklat årsbokslut beroende på företagsform och storlek. Materialet ska arkiveras enligt bokföringslagen, och rättelser ska vara spårbara. Företagsledningen behåller ansvaret även om en redovisningsbyrå eller ett program sköter det praktiska arbetet. Regelbundna avstämningar minskar risken att fel följer med till bokslutet.
Praktisk tillämpning
Bokföringen ska vara löpande, spårbar och grundad på verifikationer. Varje post behöver rätt bokföringsdatum, konto, belopp och hänvisning till underlaget. Företaget bör använda en konsekvent kontoplan och dokumentera manuella bokföringsorder och systemändringar. Journaler, specifikationer och bilagor ska göra det möjligt att följa saldon från verifikation till bokslut och rapport. Vid årsstängning behöver avskrivningar, periodiseringar, bokslutsdispositioner, valutaomräkning och andra bokslutstransaktioner kontrolleras och styrkas. Bokföringsprogrammet ska stödja säker lagring och behandlingshistorik. Avvikelser ska utredas innan perioden låses, eftersom samma fel annars påverkar resultat, balansräkning, skatt och framtida jämförelser. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
