Personalkostnader omfattar kostnader som hör till företagets personal, exempelvis löner, arbetsgivaravgifter, pensioner och vissa personalförmåner. De kan delas upp i flera konton för bättre uppföljning.
Personalkostnad ingår i ett flöde där bruttolön, avdrag, skatt, arbetsgivaravgifter och nettoutbetalning behöver hänga ihop. Ett fel i löneunderlaget kan därför påverka både den anställde, bokföringen och rapporteringen till myndigheter.
Kontrollen görs ofta genom att jämföra lönesystemets journaler med bankens utbetalningar och de skulder som bokförts. På så sätt kan man se om något belopp saknas eller har registrerats dubbelt.
För personalkostnad bör saldon och beräkningar följas från lönekörningen fram till betalningen. Det gäller särskilt skatter och avgifter som först bokas som skuld och betalas vid ett senare datum.
När personalkostnad påverkar en skuld bör den stämmas av efter nästa betalning eller deklaration. Ett kvarstående gammalt belopp kan annars tyda på att något blivit fel i en tidigare lönekörning.
Vid en sista kontroll av personalkostnad bör företaget kunna förklara både vad posten betyder och hur den har behandlats i bokföringen. För personalkostnad gör ett tydligt underlag det enklare att upptäcka avvikelser och att följa posten i en senare period.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
