Ett clearingkonto används när en transaktion behöver passera ett mellanled innan den kan bokas slutligt. Det kan exempelvis användas för kortbetalningar där pengarna registreras i försäljningen en dag men sätts in på banken senare.
I ett ekonomisystem blir clearingkonto en del av den kedja som går från affärshändelse till färdig rapport. Om någon länk i kedjan är otydlig blir avstämning och felsökning svårare, även när totalsumman ser korrekt ut.
Ett praktiskt arbetssätt är att dokumentera avvikelser direkt när de upptäcks. Då slipper företaget försöka återskapa bakgrunden långt senare, exempelvis vid bokslut eller kontroll.
När clearingkonto kontrolleras bör det gå att följa posten i båda riktningar: från rapporten tillbaka till underlaget och från underlaget fram till det bokförda saldot.
För clearingkonto är en praktisk kontroll att bokföringen och underlaget berättar samma sak. Om uppgiften rättas i efterhand bör även rättelsen vara spårbar, så att den ursprungliga registreringen inte försvinner utan förklaring.
Praktisk tillämpning
Varje bokföringspost ska kunna följas från verifikation och konto till avstämning och rapport. Debet och kredit måste balansera, och clearingkonton ska tömmas eller förklaras inom rimlig tid. Dagskassa och korttransaktioner behöver stämmas av mot kassaregister, bank och bokföring. Delårsbokslut och delårsrapport kräver konsekventa periodiseringar, värderingar och jämförelsetal. En delbudget ska hänga ihop med huvudbudgeten och en delfaktura med avtalad leverans och moms. Dokumentera bokföringsdatum, konto, belopp och hänvisning till underlaget. Utred differenser innan perioden låses och spara journaler och specifikationer så att en annan person kan granska saldot senare. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras, rättas och kontrolleras på nytt efter åtgärd.
