En grundbok är en sammanställning av företagets bokförda affärshändelser i registreringsordning. Den visar alltså posterna i den ordning de har registrerats. Affärshändelser kan exempelvis vara försäljningar, inköp och betalningar. Namnet kommer från tiden då bokföringen ofta fördes i böcker, men i dag kan grundboken vara en rapport från ett bokföringsprogram.
Varje bokföringspost behöver kunna kopplas till ett underlag, en verifikation. Det kan vara en faktura eller ett kvitto. I grundboken går det normalt att se datum, verifikationsnummer, berörda konton och vilka belopp som har bokförts i debet respektive kredit. Uppgifterna gör det möjligt att följa en händelse från underlaget till bokföringen.
Anta att ett företag registrerar ett materialinköp och därefter en kundbetalning. I grundboken följer posterna efter varandra i registreringsordning, även om de berör olika konton. Vill man i stället se alla händelser på ett visst konto använder man huvudboken.
Grundboken och huvudboken är därför två sätt att visa samma bokföring. Vid en kontroll kan grundboken hjälpa till att upptäcka exempelvis en dubbelt registrerad faktura eller en post som saknar tydlig koppling till sitt underlag.
Praktisk användning
Använd begreppet med ett tydligt underlag som visar period, belopp, beräkningsmetod och ansvarig granskare. Stäm av mot avtal, fakturor, betalningar, bokföring och rapporter. Skilj tillgång från kostnad, intäkt från förskott och uppskattning från fastställt belopp. Dokumentera manuella bedömningar och använd samma princip mellan perioder. Gör rimlighetskontroll och känslighetsanalys när värdet bygger på prognoser. Följ upp öppna poster och rätta avvikelser innan bokslut eller deklaration lämnas. Underlaget ska vara begripligt för en annan granskare och sparas tillsammans med relevanta källor. Regler, villkor och marknadsdata kan ändras, så informationen behöver kontrolleras regelbundet. En enkel kontrollista minskar risken för felaktiga belopp, missade tidsfrister och beslut på inaktuella uppgifter. Ange kvarstående osäkerheter och hur de ska hanteras. Resultatet bör kommuniceras tydligt till berörda beslutsfattare och användare. Kontrollera dessutom att definitioner, datum och belopp stämmer överens mellan alla dokument. Planera nästa granskning utifrån risk, ekonomiskt värde och hur snabbt förutsättningarna förändras.
