Avskrivningsunderlag är det belopp som ligger till grund för planmässiga avskrivningar. Utgångspunkten är normalt tillgångens redovisade anskaffningsvärde, justerat enligt tillämpligt regelverk och minskat med ett beräknat restvärde när ett sådant ska beaktas.
Anskaffningsvärdet kan omfatta inköpspris och utgifter som är direkt hänförliga till att få tillgången på plats och i skick för användning. Löpande service och vanliga administrationskostnader ingår normalt inte bara för att de rör samma tillgång.
Om en maskin har anskaffningsvärdet 500 000 kronor och ett restvärde på 50 000 kronor är det förenklade avskrivningsunderlaget 450 000 kronor. Fördelat linjärt på fem år blir avskrivningen 90 000 kronor per helår.
Senare tillkommande utgifter kan aktiveras eller kostnadsföras beroende på vad de avser och vilket regelverk som används. Nedskrivningar, uppskrivningar och komponentindelning kan också påverka framtida avskrivningar. Begreppet ska skiljas från skattemässigt avskrivningsunderlag, som bestäms av skatteregler. En anläggningsspecifikation bör visa hur beloppet har räknats fram och koppla det till fakturor, beslut och avskrivningsplan.
Praktisk tillämpning
Uppgiften ska kunna följas från verifikation och sidoordnat register till huvudbok, bokslut och rapport. Företaget bör dokumentera metod, ansvarig person och datum för kontrollen. Belopp, periodisering och klassificering behöver stämmas av mot avtal, fakturor, betalningar, register och beslut. Om en uppskattning ingår ska antagandena vara rimliga och konsekventa. Avstämningsposter ska förklaras och rättas, inte bara flyttas till nästa period. Vid avskrivning och avyttring behöver anskaffningsvärde, nyttjandeperiod och ackumulerade belopp kunna styrkas. En tydlig specifikation gör att samma saldo kan granskas vid nästa bokslut och minskar risken för fel i resultat, balansräkning och skatt. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska också beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
