Escrow är en ordning där pengar eller dokument hålls av en oberoende tredje part tills vissa avtalsvillkor är uppfyllda.
I praktiken blir escrow viktigt när företag ska avgöra vad parterna faktiskt har lovat varandra och vilka följder ett visst handlande får. Det räcker därför sällan att bara läsa en enskild mening i ett avtal. Man behöver också se till avtalets övriga villkor, vad som kommunicerats före avtalet och vilka regler som gäller för just den typen av affär.
Tänk exempelvis på ett företag som beställer en tjänst av en leverantör. Om parterna senare blir oense om escrow blir den skriftliga dokumentationen central. Ett kort mejl kan ibland vara viktigt, men ett tydligt avtal gör det betydligt lättare att visa vad parterna kom överens om.
Bedömningen beror alltid på den konkreta situationen. Avtalslagen och andra lagar kan ge grundregler, medan branschpraxis och avtalets egna villkor kan fylla ut detaljerna. Därför är det bra att spara avtal, bilagor, ändringar och annan relevant kommunikation under hela avtalsperioden.
Praktisk användning
Den juridiska bedömningen bör börja med rätt handling, rätt beslutsorgan och rätt tidpunkt. Kontrollera parter, behöriga firmatecknare, definitioner, belopp, löptid, uppsägning och tvistelösning. Vid omröstning måste stadgar och lag ange vilka röster som räknas och vilken majoritet som krävs. Egendom, säkerheter, escrow och licenser ska beskrivas så att omfattning och villkor kan styrkas. Spara undertecknade versioner, bilagor, protokoll och meddelanden. Vid entreprenad bör även ändringar, besiktning, betalningsplan och ansvar för fel dokumenteras. Bedömningen ska följas upp regelbundet. Dokumentera viktiga antaganden, ansvarig person, beslutsdatum och när nästa kontroll ska göras. Jämför beräknat utfall med verkligt resultat och förklara avvikelser. Underlag ska vara begripligt för en annan granskare och bevaras tillsammans med relevanta källor. Om fakta, regler eller avtalsvillkor ändras behöver texten och beräkningen uppdateras. En enkel kontrollista minskar risken för att viktiga steg, tidsfrister eller beroenden missas. Resultatet ska kommuniceras tydligt till alla berörda beslutsfattare och användare.
