Redovisning är det samlade arbetet med att registrera, ordna, sammanställa och presentera ekonomisk information om ett företag eller en annan verksamhet. Bokföring är en central del av redovisningen, men redovisning är ett bredare begrepp. Det omfattar även exempelvis bokslut, årsredovisning, rapportering, avstämningar och analys.
I den löpande bokföringen registreras affärshändelser som försäljning, inköp, löner och betalningar. Informationen sammanställs sedan i rapporter, framför allt resultatrapport och balansrapport. Resultatrapporten visar hur verksamheten har gått under en period, medan balansrapporten visar företagets tillgångar, eget kapital och skulder vid en viss tidpunkt.
Redovisning används både för externa och interna behov. Myndigheter, ägare, banker och andra intressenter kan behöva ekonomisk information, samtidigt som företagsledningen använder rapporterna för att fatta beslut. En bra redovisning ska därför inte bara innehålla siffror utan också vara strukturerad, spårbar och begriplig. Målet är att ekonomiska händelser ska kunna följas från underlag till bokföring och vidare till de rapporter som beskriver verksamheten.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
