En kontoplan är en ordnad lista över de konton som ett företag använder i bokföringen. Varje konto har normalt ett nummer och ett namn, och kontona grupperas efter vad de beskriver, exempelvis tillgångar, skulder, intäkter och kostnader. I Sverige använder många företag BAS-kontoplanen som utgångspunkt.
När företaget köper kontorsmaterial bokförs kostnaden på ett konto som är avsett för den typen av utgift. Försäljning hamnar på intäktskonton, pengar på banken på ett tillgångskonto och leverantörsskulder på ett skuldkonto. Genom att liknande affärshändelser alltid bokförs på samma typ av konto blir bokföringen mer enhetlig och rapporterna lättare att förstå.
Företaget behöver inte använda alla konton som finns i en standardkontoplan. Kontoplanen kan anpassas till verksamheten, men den bör vara konsekvent och tillräckligt detaljerad för företagets behov. För många onödiga konton kan göra bokföringen svåröverskådlig, medan för få konton kan ge dålig information. Kontoplanen är därför själva strukturen som gör att enskilda verifikationer kan sammanställas till resultatrapport, balansrapport och andra ekonomiska rapporter.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
