Ett motkonto är ett konto som används på den andra sidan av en bokföringspost. Eftersom dubbel bokföring kräver att summan i debet är lika stor som summan i kredit måste varje transaktion ha minst två sidor. Det konto som balanserar en viss bokning kan därför beskrivas som dess motkonto.
Om företaget betalar 2 000 kronor i hyra från bankkontot bokförs hyran som kostnad och bankkontot minskar. Bankkontot är då motkonto till hyreskostnaden, och hyreskontot är samtidigt motkonto sett från bankens bokning. Vid mer komplicerade verifikationer kan det finnas flera motkonton, exempelvis när ett inköp delas upp på kostnad, moms och betalning.
Begreppet används ofta när man analyserar huvudboken eller bygger automatiska bokföringsregler. Om en banktransaktion ska kategoriseras behöver systemet veta vilket motkonto som ska användas mot bankkontot. Motkonto är alltså inte en särskild kontotyp i sig. Vilket konto som är motkonto beror på vilken bokföringspost man utgår från och vilken affärshändelse som registreras.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
