En rättelsepost är en bokföringspost som används för att korrigera en tidigare felaktig registrering. Den kan exempelvis ändra ett belopp, flytta en kostnad till rätt konto eller korrigera moms. Rättelseposten ska göra ändringen tydlig utan att den ursprungliga bokföringsposten försvinner ur historiken.
Om 3 000 kronor har bokförts på konto för reklam men underlaget visar att kostnaden egentligen gäller programvara kan en rättelsepost flytta beloppet till rätt konto. I andra fall kan rättelseposten först vända hela den felaktiga verifikationen och därefter registrera affärshändelsen på nytt med korrekta uppgifter.
En bra rättelsepost innehåller en beskrivning av orsaken och en hänvisning till det som rättas. Det gör att en annan person senare kan följa vad som har hänt. Begreppet ligger nära korrigeringsverifikation: korrigeringsverifikationen är själva underlaget eller verifikationen för rättelsen, medan rättelseposten kan beskriva de bokföringsrader som korrigerar felet. I praktiken används orden ibland nästan som synonymer.
Om felet påverkar en redan rapporterad moms- eller skatteperiod kan rättelsen dessutom behöva följas av en ändrad deklaration eller annan extern korrigering.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
