En balansrapport är en rapport från bokföringen som visar saldona på företagets balanskonton vid en viss tidpunkt. Den ger en översikt över tillgångar, eget kapital och skulder och används både under året och i samband med bokslut. Balansrapporten bygger på den löpande bokföringen och kan därför tas fram när som helst.
Rapporten kan till exempel visa hur mycket pengar som finns på bankkonton, hur stora kundfordringarna är, vilket bokfört värde inventarierna har och hur mycket företaget är skyldigt leverantörer eller Skatteverket. Tillgångarna ska i redovisningen balansera mot eget kapital och skulder.
En balansrapport är inte automatiskt korrekt bara för att den går ihop. Kontona behöver fortfarande stämmas av mot underlag. Ett banksaldo bör jämföras med kontoutdrag, kundfordringar med reskontran och skatteskulder med relevanta uppgifter. Balansrapporten är därför ett viktigt arbetsverktyg för att hitta fel och förstå företagets ekonomiska ställning. Den ska inte blandas ihop med resultaträkningen, som visar intäkter och kostnader under en period.
Praktisk tillämpning
Uppgiften ska kunna följas från verifikation och sidoordnat register till huvudbok, bokslut och rapport. Företaget bör dokumentera metod, ansvarig person och datum för kontrollen. Belopp, periodisering och klassificering behöver stämmas av mot avtal, fakturor, betalningar, register och beslut. Om en uppskattning ingår ska antagandena vara rimliga och konsekventa. Avstämningsposter ska förklaras och rättas, inte bara flyttas till nästa period. Vid avskrivning och avyttring behöver anskaffningsvärde, nyttjandeperiod och ackumulerade belopp kunna styrkas. En tydlig specifikation gör att samma saldo kan granskas vid nästa bokslut och minskar risken för fel i resultat, balansräkning och skatt. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska också beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
