Befogenhet är de interna instruktioner eller begränsningar som gäller för hur en person får använda sin behörighet. En person kan därför ha rätt att företräda företaget men ändå bryta mot interna instruktioner.
När någon företräder ett företag kan befogenhet avgöra om en rättshandling blir bindande för företaget. Fullmaktsreglerna är därför viktiga i vardagliga situationer som inköp, försäljning, bankärenden och undertecknande av avtal.
Anta att en anställd förhandlar med en kund och lovar något i företagets namn. Om frågan rör befogenhet kan bedömningen bero på vilken ställning personen har, vad kunden rimligen kunnat uppfatta och vilka begränsningar som faktiskt varit kända för kunden.
För att minska osäkerheten bör företag dokumentera vem som får göra vad och ange beloppsgränser när det behövs. Interna instruktioner bör också stämma med den bild företaget ger utåt. Annars kan det uppstå en situation där en person bryter mot interna regler men företaget ändå blir bundet gentemot en utomstående part.
Praktisk tillämpning
Behörighet beskriver den yttre ramen för vad en företrädare kan göra, medan befogenhet ofta avser interna instruktioner. Motparter bör kontrollera firmateckning, fullmakt, protokoll och eventuella beloppsgränser innan ett bindande beslut eller avtal accepteras. Begränsat ansvar innebär inte att personligt ansvar aldrig kan uppkomma; särskilda regler kan gälla vid kapitalbrist, garantier eller felaktigt agerande. Styrelse och stämma måste vara beslutsföra och följa bolagsordning och lag. Värdeöverföringar kräver kontroll av beloppsspärr och försiktighetsregel. Dokumentera vem som beslutade, vilket underlag som användes och hur beslutet kommunicerades. Vid större konsekvenser bör juridisk rådgivning tas före genomförandet. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
