Bokföringsdatum är det datum som används för att placera en affärshändelse i rätt period i bokföringen. Datumet påverkar vilken månad och vilket räkenskapsår en post hamnar i och kan därför ha betydelse för rapporter, momsredovisning och bokslut. Det behöver inte alltid vara samma dag som betalningen sker.
En leverantörsfaktura kan till exempel ha fakturadatum den 28 mars men betalas den 25 april. Vid fakturametoden bokförs själva fakturan när den tas emot och betalningen registreras senare som en separat händelse. Vilket datum som ska användas beror på vilken affärshändelse som bokförs och vilka regler som gäller.
Det är viktigt att inte blanda ihop bokföringsdatum med registreringsdatum i ekonomisystemet. En verifikation kan registreras den 5 april men ändå avse en affärshändelse från den 31 mars. Systemet kan därför visa flera olika datum. Rätt bokföringsdatum gör att intäkter, kostnader, tillgångar och skulder hamnar i rätt period och underlättar både avstämning och rapportering.
Bokföringsdatum bör ses tillsammans med företagets övriga redovisning och inte som en fristående siffra. En avstämning mot huvudbok, specifikationer och andra relevanta rapporter kan ofta upptäcka fel innan de följer med till bokslutet.
Praktisk tillämpning
Bokföringen ska vara löpande, spårbar och grundad på verifikationer. Varje post behöver rätt bokföringsdatum, konto, belopp och hänvisning till underlaget. Företaget bör använda en konsekvent kontoplan och dokumentera manuella bokföringsorder och systemändringar. Journaler, specifikationer och bilagor ska göra det möjligt att följa saldon från verifikation till bokslut och rapport. Vid årsstängning behöver avskrivningar, periodiseringar, bokslutsdispositioner, valutaomräkning och andra bokslutstransaktioner kontrolleras och styrkas. Bokföringsprogrammet ska stödja säker lagring och behandlingshistorik. Avvikelser ska utredas innan perioden låses, eftersom samma fel annars påverkar resultat, balansräkning, skatt och framtida jämförelser. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
