Avräkning med ägare är ett samlingsnamn för bokförda fordringar och skulder mellan ett företag och dess ägare. Kontot kan till exempel visa att ägaren har lagt ut pengar för bolagets räkning eller att bolaget har betalat något som ägaren ska återbetala.
Varje post ska ha ett tydligt underlag. Ett kvitto för ett affärsmässigt inköp som ägaren betalat privat kan skapa en skuld från bolaget till ägaren. Ett privat inköp som betalats av bolaget ska inte automatiskt behandlas som en företagskostnad.
I aktiebolag måste en fordran på ägare bedömas mot aktiebolagslagens regler om lån till närstående och värdeöverföringar. Den kan också få konsekvenser för lön, utdelning och skatt. Ett avräkningskonto bör därför inte användas som ett löpande privat betalkonto.
Stäm av saldot regelbundet och dokumentera datum, motpart, belopp, affärshändelse och hur posten ska regleras. Skilj på aktiebolag och enskild näringsverksamhet: i en enskild firma är ägaren och verksamheten samma juridiska person, och privata in- och utbetalningar hanteras normalt som eget kapital. Vid osäkerhet bör redovisnings- eller skatterådgivare bedöma den enskilda transaktionen.
Praktisk tillämpning
Uppgiften ska kunna följas från verifikation och sidoordnat register till huvudbok, bokslut och rapport. Företaget bör dokumentera metod, ansvarig person och datum för kontrollen. Belopp, periodisering och klassificering behöver stämmas av mot avtal, fakturor, betalningar, register och beslut. Om en uppskattning ingår ska antagandena vara rimliga och konsekventa. Avstämningsposter ska förklaras och rättas, inte bara flyttas till nästa period. Vid avskrivning och avyttring behöver anskaffningsvärde, nyttjandeperiod och ackumulerade belopp kunna styrkas. En tydlig specifikation gör att samma saldo kan granskas vid nästa bokslut och minskar risken för fel i resultat, balansräkning och skatt. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska också beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
