En balansräkning visar företagets ekonomiska ställning vid en bestämd tidpunkt, vanligtvis räkenskapsårets sista dag. Den består av tillgångar på ena sidan samt eget kapital, avsättningar och skulder på den andra.
Grundsambandet är att tillgångarna ska vara lika stora som eget kapital och skulder tillsammans. Om ett företag har tillgångar på två miljoner kronor och skulder på 1,2 miljoner kronor blir eget kapital förenklat 800 000 kronor.
Tillgångar delas normalt upp i anläggningstillgångar och omsättningstillgångar. Maskiner och byggnader kan vara anläggningstillgångar, medan lager, kundfordringar och bankmedel ofta är omsättningstillgångar. Skulder delas bland annat upp efter om de är långfristiga eller kortfristiga.
Balansräkningen är en ögonblicksbild och visar inte ensam hur årets resultat har uppstått. Den ska därför läsas tillsammans med resultaträkning, kassaflöde och noter. Ett matematiskt balanserat dokument kan fortfarande innehålla felvärderade eller ospecificerade poster. Företaget behöver därför stämma av saldon och följa reglerna för klassificering och värdering i årsredovisningslagen och sitt redovisningsregelverk.
Praktisk tillämpning
Uppgiften ska kunna följas från verifikation och sidoordnat register till huvudbok, bokslut och rapport. Företaget bör dokumentera metod, ansvarig person och datum för kontrollen. Belopp, periodisering och klassificering behöver stämmas av mot avtal, fakturor, betalningar, register och beslut. Om en uppskattning ingår ska antagandena vara rimliga och konsekventa. Avstämningsposter ska förklaras och rättas, inte bara flyttas till nästa period. Vid avskrivning och avyttring behöver anskaffningsvärde, nyttjandeperiod och ackumulerade belopp kunna styrkas. En tydlig specifikation gör att samma saldo kan granskas vid nästa bokslut och minskar risken för fel i resultat, balansräkning och skatt. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska också beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
