Periodisering innebär att inkomster och utgifter fördelas till den period de hör till som intäkter och kostnader. Det är alltså den ekonomiska innebörden, inte enbart betalningsdagen, som avgör vilken period som ska påverkas. Syftet är att företagets resultat ska ge en rättvisande bild av perioden.
Anta att ett företag betalar 24 000 kronor i december för en försäkring som gäller hela nästa kalenderår. Enligt huvudprincipen hör försäkringskostnaden till nästa år. Vid årsskiftet redovisas därför betalningen som en förutbetald kostnad, en tillgång, i stället för som årets kostnad. Vid en jämn månadsfördelning blir nästa års kostnad 2 000 kronor per månad.
Det motsatta kan gälla el som har förbrukats i december men faktureras först i januari. Då kan en upplupen kostnad behöva tas upp för december. Även intäkter kan behöva periodiseras när arbetet utförs och betalningen sker under olika perioder.
Periodisering påverkar när belopp visas i resultatet, men ändrar inte själva betalningen. Vilka justeringar som behövs beror på företagets redovisningsregelverk. Det finns förenklingsregler, exempelvis i K1 och K2, så huvudprincipen ska tillämpas tillsammans med reglerna för det aktuella bokslutet.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
