Verifikationsdatum är det datum som kopplar verifikationen till den affärshändelse den dokumenterar.
Så fungerar det
Datumet bör spegla när affärshändelsen inträffade enligt underlaget. Bokföringsdatum är när posten registreras i systemet och fakturadatum är när fakturan utfärdas; de kan därför vara olika.
Exempel
En vara levereras den 28 mars, fakturan dateras den 2 april och bokförs den 4 april; underlaget behöver visa vilket datum som styr periodiseringen.
Viktigt att känna till
Datum ska inte flyttas enbart för att påverka ett resultat. Leveransvillkor, momsregler och bokslutsprinciper kan avgöra vilken period en post tillhör, särskilt runt månadsskiften.
Det viktigaste i korthet
- Datum för affärshändelsen.
- Vanliga datumförväxlingar.
- Ett fakturaexempel.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
Beskriv även vilka antaganden bedömningen bygger på och vilka uppgifter som saknas. Låt en annan person kontrollera beräkningen när beloppen är stora eller beslutet är svårt att ändra. Dokumentera slutsatsen kortfattat så att en senare granskning kan följa hur resultatet togs fram och varför den valda metoden användes.
