Svefaktura är ett svenskt strukturerat format för elektroniska fakturor.
Så fungerar det
Fakturans uppgifter skickas som maskinläsbara data som mottagarens ekonomisystem kan behandla automatiskt. Svefaktura är alltså inte en pdf. I modern offentlig e-fakturering används ofta Peppol-nätverket och formatet Peppol BIS Billing.
Exempel
En leverantör skickar fakturadata från sitt system via en accesspunkt och myndighetens system läser in belopp, moms och referenser utan manuell registrering.
Viktigt att känna till
Äldre benämningar och tekniska versioner förekommer. Avsändaren behöver kontrollera vilket format och vilken transportväg mottagaren kräver samt använda rätt Peppol-ID och obligatoriska referenser.
Det viktigaste i korthet
- Strukturerat format.
- Inte en PDF.
- Peppol.
- Offentlig sektor.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
Beskriv även vilka antaganden bedömningen bygger på och vilka uppgifter som saknas. Låt en annan person kontrollera beräkningen när beloppen är stora eller beslutet är svårt att ändra. Dokumentera slutsatsen kortfattat så att en senare granskning kan följa hur resultatet togs fram och varför den valda metoden användes.
