Årsstämman är den ordinarie bolagsstämma som aktieägarna i ett aktiebolag ska hålla efter varje räkenskapsår. Den ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång. Årsredovisningen och, när bolaget har revisor, revisionsberättelsen läggs fram på stämman.
Stämman beslutar bland annat om att fastställa resultaträkningen och balansräkningen, hur bolagets vinst eller förlust ska disponeras samt ansvarsfrihet för styrelseledamöter och verkställande direktör. Val av styrelse och revisor behandlas när det ska ske enligt lag eller bolagsordning.
Om bolaget har kalenderår ska årsstämman alltså hållas senast den 30 juni följande år. Det betyder inte att alla bolag bör vänta till sista dagen. Kallelse, årsredovisning och eventuella revisionshandlingar måste bli klara enligt sina egna tidsfrister.
Besluten dokumenteras i ett protokoll. Aktieägarnas rösträtt utövas på stämman enligt reglerna och bolagsordningen. Styrelsen kan förbereda förslag, men kan inte ersätta stämmans beslut i frågor som lagen lägger på stämman. Årsstämman ska skiljas från en extra bolagsstämma, som hålls när ett stämmobeslut behövs mellan ordinarie stämmor. Ett korrekt protokoll och en aktuell aktiebok är viktiga för att i efterhand visa vem som deltog och vad som beslutades.
Praktisk tillämpning
Bolagsåtgärden måste förberedas och dokumenteras i rätt ordning. Styrelse, bolagsstämma, revisor och registreringsmyndighet kan ha olika uppgifter beroende på beslutet. Kallelse, dagordning, beslutsunderlag och protokoll ska följa aktiebolagslagen och bolagsordningen. När pengar eller egendom lämnar bolaget behöver styrelsen bedöma om värdeöverföringen är tillåten och försvarlig med hänsyn till kapital, likviditet och risk. Vid återköp eller andra kapitalåtgärder kan särskilda gränser och registreringskrav gälla. Företaget bör därför använda en checklista, spara samtliga versioner av handlingarna och kontrollera att beslutet verkställs på det sätt som stämman eller styrelsen faktiskt godkänt. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Uppföljningen ska anpassas efter verksamhetens storlek, risk och behov. Kontrollpunkter och ansvariga bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell.
