Attest innebär att en behörig person bekräftar att en viss kontroll av en ekonomisk händelse har gjorts. Det kan gälla en leverantörsfaktura, ett utlägg, en lönefil eller en betalning. Attest är en del av företagets interna kontroll, men ordet säger inte ensamt vilka kontroller som ingår.
En sakattest kan exempelvis bekräfta att varan har beställts och levererats till avtalat pris. En besluts- eller betalningsattest kan bekräfta att kostnaden är godkänd och att betalningen får genomföras. Företaget bör definiera rollerna i sin attestordning.
Anta att en faktura avser tio stolar men mottagningskontrollen visar att bara åtta levererats. Den som attesterar ska inte godkänna fakturan enbart för att leverantörens namn och totalsumma ser rimliga ut. Avvikelsen behöver utredas och dokumenteras.
En elektronisk attest kan vara lika tydlig som en underskrift om systemet visar vem som godkänt, tidpunkten och vad godkännandet avsåg. Bokföringens verifikation måste fortfarande göra affärshändelsen begriplig och spårbar. Attest befriar inte styrelse, vd eller arbetsgivare från deras lagstadgade ansvar. En person bör normalt inte ensam kunna beställa, ta emot, attestera och betala samma inköp utan kompenserande kontroll.
Praktisk tillämpning
I praktiken ska uppgiften kunna följas från verifikation och sidoordnat register till huvudbok, bokslut och färdig rapport. Företaget bör dokumentera vilken metod som används, vem som ansvarar för kontrollen och när den senast utfördes. Belopp, periodisering och klassificering behöver stämmas av mot avtal, fakturor, betalningar och beslut. Om en uppskattning ingår ska antagandena vara rimliga, konsekventa och möjliga att granska. Räkenskapsinformation måste skyddas mot förlust och sparas under rätt tid. Inför årsstängning är en checklista med ansvariga och sista datum värdefull. Avvikelser bör utredas innan rapporteringen låses, eftersom samma fel annars kan påverka resultat, balansräkning, skatt och jämförelser mellan år. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Uppföljningen ska anpassas efter verksamhetens storlek, risk och behov. Kontrollpunkter och ansvariga bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell.
