En attestordning är företagets samlade regler för vem som får kontrollera och godkänna ekonomiska händelser. Den beskriver vanligtvis olika attestroller, beloppsgränser, ersättare och hur jäv eller egna kostnader ska hanteras.
Ett företag kan exempelvis låta en avdelningschef sakattestera fakturor upp till 25 000 kronor, medan större belopp kräver vd:s godkännande. Den som själv gjort ett utlägg bör inte vara ensam om att godkänna sin ersättning. Behörigheten i ekonomisystem och bank bör motsvara den beslutade ordningen.
Reglerna bör skilja mellan att kontrollera att leveransen är riktig, godkänna kostnaden och godkänna själva betalningen. När flera personer deltar minskar risken att en felaktig eller manipulerad faktura passerar hela processen. I ett litet företag kan samma person behöva ha flera roller, men då kan ägargranskning, rapporter eller andra efterkontroller användas.
Attestordningen ska hållas aktuell när personal, ansvar eller organisation ändras. Avslutade behörigheter behöver tas bort utan dröjsmål. Dokumentationen bör också visa hur brådskande undantag hanteras och vem som följer upp dem. En attestordning är ett internt styrdokument; den ersätter inte kraven på verifikationer, bokföring och behöriga beslut enligt lag.
Praktisk tillämpning
I praktiken ska uppgiften kunna följas från verifikation och sidoordnat register till huvudbok, bokslut och färdig rapport. Företaget bör dokumentera vilken metod som används, vem som ansvarar för kontrollen och när den senast utfördes. Belopp, periodisering och klassificering behöver stämmas av mot avtal, fakturor, betalningar och beslut. Om en uppskattning ingår ska antagandena vara rimliga, konsekventa och möjliga att granska. Räkenskapsinformation måste skyddas mot förlust och sparas under rätt tid. Inför årsstängning är en checklista med ansvariga och sista datum värdefull. Avvikelser bör utredas innan rapporteringen låses, eftersom samma fel annars kan påverka resultat, balansräkning, skatt och jämförelser mellan år. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Uppföljningen ska anpassas efter verksamhetens storlek, risk och behov. Kontrollpunkter och ansvariga bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell.
