Redovisningssystemet är helheten av rutiner, program, kontoplaner och informationsflöden som används för att registrera, bearbeta och rapportera ekonomiska händelser. Det omfattar alltså mer än bara själva bokföringsprogrammet.
I ett ekonomisystem blir redovisningssystem en del av den kedja som går från affärshändelse till färdig rapport. Om någon länk i kedjan är otydlig blir avstämning och felsökning svårare, även när totalsumman ser korrekt ut.
Ett praktiskt arbetssätt är att dokumentera avvikelser direkt när de upptäcks. Då slipper företaget försöka återskapa bakgrunden långt senare, exempelvis vid bokslut eller kontroll.
När redovisningssystem kontrolleras bör det gå att följa posten i båda riktningar: från rapporten tillbaka till underlaget och från underlaget fram till det bokförda saldot.
För redovisningssystem är en praktisk kontroll att bokföringen och underlaget berättar samma sak. Om uppgiften rättas i efterhand bör även rättelsen vara spårbar, så att den ursprungliga registreringen inte försvinner utan förklaring.
Vid en sista kontroll av redovisningssystem bör företaget kunna förklara både vad posten betyder och hur den har behandlats i bokföringen. För redovisningssystem gör ett tydligt underlag det enklare att upptäcka avvikelser och att följa posten i en senare period.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
