Ett ekonomisystem samlar funktioner för företagets ekonomiadministration. Förutom bokföring kan det exempelvis hantera fakturor, betalningar, reskontra, löner, rapporter och integrationer med bank eller andra system.
När ekonomisystem används i bokföringen behöver det finnas ett tydligt samband mellan registreringen och det underlag som ligger bakom. Det gör att en annan person kan förstå vad som har hänt utan att känna till affären sedan tidigare.
Kontroll handlar därför inte bara om att summan är rätt. Datum, konto, motpart och förklaring behöver också vara rimliga, och eventuella rättelser ska kunna följas i efterhand.
För ekonomisystem är en praktisk kontroll att bokföringen och underlaget berättar samma sak. Om uppgiften rättas i efterhand bör även rättelsen vara spårbar, så att den ursprungliga registreringen inte försvinner utan förklaring.
När ekonomisystem kontrolleras bör det gå att följa posten i båda riktningar: från rapporten tillbaka till underlaget och från underlaget fram till det bokförda saldot.
Vid en sista kontroll av ekonomisystem bör företaget kunna förklara både vad posten betyder och hur den har behandlats i bokföringen. För ekonomisystem gör ett tydligt underlag det enklare att upptäcka avvikelser och att följa posten i en senare period.
Praktisk användning
Valet av system bör utgå från verksamhetens processer och lagkrav. Kartlägg vilka uppgifter som ska registreras, vilka integrationer som behövs och vem som får läsa, ändra, attestera eller exportera data. Säkerhetskopiering, loggning och möjlighet att bevara räkenskapsinformation i läsbart skick ska ingå. Testa flöden för faktura, betalning, moms, bokslut och rapportering före drift. Vid byte ska balanser, register och historik stämmas av. Avtalet bör reglera support, dataexport och avslut. Följ upp behörigheter och integrationer regelbundet. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Ange kontrollpunkter, ansvariga och datum i en rutin som hålls aktuell. Rutinen ska beskriva hur avvikelser rapporteras, rättas och kontrolleras på nytt efter åtgärd. Resultatet ska kommuniceras tydligt till berörda beslutsfattare och användare.
