En befarad kundförlust är en kundfordran som sannolikt inte kommer att betalas fullt ut men där förlusten ännu inte är slutligt fastställd. Fordran kan behöva skrivas ned redovisningsmässigt. En kundförlust är befarad när det finns tydliga tecken på att kunden kanske inte kommer att betala hela sin skuld. Fordran finns fortfarande kvar, men värdet kan behöva justeras så att bokföringen inte visar en orealistiskt hög tillgång.
Vid periodavslut används befarad kundförlust för att få resultat och balans att spegla rätt tidsperiod. Det är särskilt viktigt kring månadsskiften och årsskiften, då en enda faktura kan avse arbete eller kostnader från en annan period.
När samma princip används konsekvent från period till period blir rapporterna lättare att jämföra. Det minskar också risken för att resultatet tillfälligt blir för högt eller för lågt på grund av timing.
När befarad kundförlust finns kvar efter periodskiftet bör posten följas upp. På så sätt kan företaget kontrollera att den löses upp när den verkliga intäkten, kostnaden eller betalningen senare registreras.
Praktisk tillämpning
Arbetsmomentet ska kunna följas från underlag till bokföring, prognos och rapport. Företaget bör dokumentera vilken metod som används, vem som ansvarar och när kontrollen senast utfördes. Kontoplan, register och systeminställningar ska vara konsekventa så att transaktioner hamnar på rätt konto och period. Osäkra kundfordringar behöver bedömas utifrån betalningshistorik och aktuell information. Prognoser och jämförelser ska bygga på tydliga antaganden och samma definitioner över tid. Beställningspunkter behöver ta hänsyn till ledtid, variation och säkerhetslager. Behandlingshistorik och avstämningsunderlag ska sparas så att ändringar kan granskas. Utred avvikelser innan rapporteringen låses, eftersom samma fel annars kan påverka resultat, balansräkning, skatt och beslut. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
