En konstaterad kundförlust uppstår när det finns tillräckligt tydligt stöd för att en kundfordran inte kommer att betalas. Det kan exempelvis vara efter en konkurs där utdelning saknas, ett avslutat indrivningsförfarande eller annan situation där fordran i praktiken bedöms vara förlorad. Fordran ska då inte längre ligga kvar som en vanlig kundfordran.
Om en kund är skyldig 12 500 kronor inklusive moms och det blir klart att beloppet inte går att få in, bokförs fordran bort och förlusten redovisas enligt gällande regler. Momsen kan under vissa förutsättningar korrigeras när kundförlusten är konstaterad. Det är en viktig skillnad mot en befarad kundförlust, där betalningen är osäker men ännu inte definitivt förlorad.
Företaget bör spara underlag som visar varför förlusten anses konstaterad, till exempel konkursbesked eller dokumentation från indrivningen. Att en faktura bara är gammal eller försenad räcker normalt inte i sig. Bedömningen påverkar både redovisningen och i vissa fall momsredovisningen, vilket gör dokumentationen särskilt viktig.
Praktisk användning och kontroll
Vid praktisk användning bör begreppet kopplas till rätt räkenskapsperiod, konto och verifikation. Börja med att samla fakturor, avtal, betalningsunderlag och andra handlingar som visar vad affärshändelsen avser. Kontrollera att datum, belopp, moms och motpart stämmer och att samma redovisningsprincip används mellan perioder. Bedöm om posten är en tillgång, skuld, intäkt eller kostnad och om den ska periodiseras. Stäm av bokföringen mot bank, reskontra och huvudbok och dokumentera manuella bedömningar. Vid bokslut ska rimligheten prövas och avvikelser förklaras. Bokföringsnämndens vägledning och Skatteverkets information bör kontrolleras i aktuell version, eftersom redovisnings- och skatteregler kan ge olika behandling.
Kontrollen bör upprepas när regler, priser, räntor eller verksamhetens förutsättningar ändras. Ange vem som ansvarar för uppföljningen och när nästa bedömning ska göras. Spara ursprungliga uppgifter, beräkningsfil och beslutsdatum tillsammans. Jämför utfallet med planen och förklara större avvikelser. Kontrollera att samma definitioner och tidsperioder används i alla underlag. Om osäkerheten är stor bör resultatet visas som ett intervall och kompletteras med ett alternativt scenario.
