Behandlingshistorik i ett bokföringssystem är information som visar vilka ändringar och andra åtgärder som har gjorts i bokföringen. Syftet är att det i efterhand ska gå att följa hur en uppgift har behandlats och vem eller vad som har förändrat den. Det är en viktig del av bokföringens spårbarhet.
Om en verifikation exempelvis först bokförs med ett visst konto och senare rättas kan systemets historik visa både den ursprungliga uppgiften och ändringen. Ofta registreras även datum, tid och användare. På så sätt går det att förstå varför dagens uppgifter ser annorlunda ut än de gjorde tidigare.
Behandlingshistorik är särskilt viktig i digital bokföring eftersom uppgifter annars skulle kunna ändras utan att den tidigare versionen syns. Ett väl fungerande ekonomisystem bör därför ha kontroller som gör att gjorda ändringar kan följas. Historiken underlättar också felsökning, intern kontroll och granskning. Begreppet ska inte blandas ihop med vanliga anteckningar om en kund eller leverantör; behandlingshistoriken handlar specifikt om hur bokföringsuppgifter har skapats, ändrats eller hanterats.
Praktisk tillämpning
Arbetsmomentet ska kunna följas från underlag till bokföring, prognos och rapport. Företaget bör dokumentera vilken metod som används, vem som ansvarar och när kontrollen senast utfördes. Kontoplan, register och systeminställningar ska vara konsekventa så att transaktioner hamnar på rätt konto och period. Osäkra kundfordringar behöver bedömas utifrån betalningshistorik och aktuell information. Prognoser och jämförelser ska bygga på tydliga antaganden och samma definitioner över tid. Beställningspunkter behöver ta hänsyn till ledtid, variation och säkerhetslager. Behandlingshistorik och avstämningsunderlag ska sparas så att ändringar kan granskas. Utred avvikelser innan rapporteringen låses, eftersom samma fel annars kan påverka resultat, balansräkning, skatt och beslut. Bedömningen bör följas upp regelbundet. Viktiga antaganden, beslut och ändrade förutsättningar ska dokumenteras så att en annan person kan förstå underlaget. Det ger bättre jämförelser över tid och gör det lättare att upptäcka fel innan de får ekonomiska, rättsliga eller praktiska konsekvenser. Kontrollpunkter, ansvariga och datum bör anges i en enkel rutin som hålls aktuell. Rutinen ska även beskriva hur avvikelser rapporteras och rättas.
